導入事例

プロジェクト背景

株式会社AlbaLink様には、ポータルサイト経由の反響メールが1日100件以上届いていました。複数の拠点で担当者が1件ずつ内容を確認して返信しており、以下のような課題がありました。

• 定型的な返信が多い一方で件数が多く、返信作業に時間を取られていた
• 媒体ごとにメールの形式や返信方法が異なり、対応が煩雑だった
• 営業時間外に届いた問い合わせには、すぐに返信できなかった

実施内容（反響メール自動返信システム）

① 反響メールから問い合わせ情報を抽出・記録

各ポータルサイトから届く反響メールを読み取り、氏名／連絡先／対象物件 などの情報を抽出。問い合わせ内容をスプレッドシートへ自動で記録する仕組みを構築しました。

② 媒体ごとの返信方法に合わせて自動返信

• メールで返信できる媒体は、GAS で自動送信
• ポータルサイト内での返信が必要な媒体は、RPA「アシロボ」で自動入力・返信
• 媒体ごとに異なるメール形式・取得情報・返信経路を切り分けて設計

③ 安定稼働のための改善と段階的な展開

• 画面の画像認識では安定しなかった入力処理を、HTML 構造を使う方式に切り替え
• まず1〜2拠点で運用を始め、その後全拠点へ展開
• 運用中のエラーに対応しながら、対応する媒体を順次追加

導入効果

• 定型的な反響メールへの返信を、システムが自動で処理
• 営業時間に関係なく、問い合わせにすぐ返信できる体制に
• 3つの媒体に対応し、4つ目の媒体も追加を進行中
• 1〜2拠点での運用から、全拠点での運用へ拡大

評価

運用中にエラーが発生した際も迅速に対応していただき、助かりました。新たな媒体への対応も、引き続きお願いしています。