導入事例

プロジェクト背景

ひまわりクリニック様では、毎月の勤怠の集計と、電話での問い合わせ対応がスタッフの負担になっていました。特に以下のような課題がありました。

• 担当者1名が、約30名分の勤怠を毎月手作業で集計していた
• 雇用・勤務のルールが約9パターンあり、確認に時間がかかりミスも起きやすかった
• ホームページに掲載している基本情報でも、電話での問い合わせが続いていた

実施内容（勤怠管理システム）

① QR コードから打刻・申請

院内の QR コードから入力フォームを開き、出勤・退勤／有給／緊急出勤／オンコール対応などを入力できる仕組みを構築。打刻を忘れた場合の修正依頼フォームも用意しました。

② 雇用ルールに合わせた自動計算

• 既存の勤怠シートと運用資料をもとに、複数回のミーティングでルールを確認
• 約9種類の雇用パターンと個別の差を、計算ルールに反映
• 休憩・休日勤務・法定時間などの条件を反映し、勤務時間と給与額を自動計算

実施内容（ホームページ案内チャットボット）

① ホームページの情報をもとに回答

ホームページの掲載情報を整理し、質問に関係する情報を取り出して回答に使う RAG の仕組みを構築しました。

② よくある質問と予約の案内

• よく寄せられる質問と回答を、クリニック様にヒアリング
• よくある質問を選べる導線を設置
• 予約方法や予約先をチャット上で案内

導入効果

• 勤怠記録を集約し、勤務時間と給与額をルールに沿って自動計算
• QR コードからの入力で、出退勤や各種申請を記録
• 打刻忘れは、修正依頼フォームから管理者へ連絡
• ホームページの情報やよくある質問を、チャット上で案内

評価

細かな勤務ルールまで丁寧に確認し、システムに反映してもらえました。チャットボットでは、実現できることとできないことを明確に説明してもらえたのも助かりました。